Willkommen zur Pepperi Schulung!

Willkommen zur Pepperi Schulung!
Diese Schulung führt dich in die effiziente Nutzung von Pepperi auf deinem iPad ein – unserem ERP-System für den Aussendienst, entwickelt für Servicetechniker:innen. Pepperi hilft dir, deine täglichen Abläufe zu optimieren und wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu haben.
In dieser Anleitung erhältst du klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen und praktische Tipps, damit du alle Funktionen schnell beherrschst. Wir haben bewusst auf Ballast verzichtet – kurz, eindeutig, praxisnah. Du lernst, Aufträge zu verwalten, Kundendaten einzusehen und Berichte zu erstellen – direkt auf deinem Tablet.
Kontakt Backoffice
044 752 32 31
1) Allgemeines
Tests und E‑Mail-Adressen
Für Rapportkopien, Auftragsbestätigungen, Offerten und Rechnungen im Testbetrieb immer deine eigene E‑Mail-Adresse verwenden. Andernfalls gehen Test-Mails direkt an Kund:innen, was zu Verwirrung führen kann. Diese Regelung gilt ausschliesslich für den Testbetrieb – im Produktivbetrieb werden die korrekten Kundenadressen automatisch verwendet.
Drei Arbeitsweisen im Überblick
Ungeplante NAV‑Aufträge
Neu eingehende Aufträge ohne fixierten Termin. Diese Aufträge müssen zeitnah bearbeitet und mit einem Service-Termin versehen werden.
Ungeplante manuelle Aufträge
Selbst erstellte Aufträge via Standorte. Für jeden manuellen Auftrag ist ein Standort erforderlich – ohne Standort kann kein Auftrag erstellt werden.
Geplante Aufträge
Aufträge mit bereits fixiertem Service‑Termin. Diese erscheinen in deiner Terminplanung und können entsprechend vorbereitet werden.
Wichtige Hinweise zur täglichen Arbeit
Preise verstehen
Preise sind standardmässig bereits ausgefüllt. Können jedoch angepasst werden. Es gibt jedoch immer einen maximal Betrag. Der 100er Preis. Bei Grosskunden sind oft Kundenspezifische Preise hinterlegt. Dort ist der maximal Preis tiefer.
Wegpauschale
Standardmässig maximal CHF 30.–. Bei Bedarf höher ansetzen und kurze Begründung im „Kommentar an Büro" erfassen.

Unterschriften
Immer Kundenunterschrift einholen. Falls niemand anwesend ist, eine eigene Bemerkung erfassen (z.B. "Niemand vor Ort, Arbeiten ausgeführt").
Auftragsabschluss
Aufträge werden nach Abschluss direkt ans Büro geschickt. Falls eine manuelle Nachbearbeitung nötig ist. Erscheint für diese Zeit dieser unter den abgeschlossenen Aufträgen mit Status ERP. Die anderen Aufträge werden direkt verrechnet.
Standorte mit PLZ
Immer mit PLZ erfassen. Neuer Standort für bestehenden Kunden? → Neuer Kunde anlegen und Debitorennummer des Bestandskunden eintragen.
Display-Einstellungen
Schriften zu klein? iPad Anzeige‑Zoom in den System‑Einstellungen erhöhen. Querformat (Landscape) wird für optimale Darstellung empfohlen.
Offerten-Titel/Bemerkung: Über Referenz pflegen. Für komplexe Offerten das Backoffice einbeziehen – sie unterstützen bei umfangreichen Kalkulationen.
2) Suchen & Kriterien
Effiziente Suche im System
Die Suchfunktion in Pepperi unterstützt verschiedene Kriterien, um schnell die gewünschten Informationen zu finden. Je nach Bereich stehen unterschiedliche Suchfelder zur Verfügung.
Standorte durchsuchen
Debitor/Standort‑ID
Standort‑Name
Strasse
Stadt
Debitor‑Name
Debitor‑Stadt
Aufträge finden
Auftrags‑Nr.
Debitor/Standort‑ID
Standort‑Name/Strasse
Debitor‑Name
3) Startseite & Einstellungen
Start – Deine Arbeitsoberfläche
Die Startseite bietet dir einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Bereiche. Die Kacheln sind thematisch gruppiert und ermöglichen einen effizienten Workflow.
Geplante Aufträge
Aufträge mit fixiertem Service‑Termin
Ungeplante NAV‑Aufträge
Neu eingehende Aufträge ohne Termin
Standorte
Alle Kundenstandorte im Überblick
Abgeschlossene
NAV & Manuelle Aufträge
Ungeplante manuelle Aufträge
Selbst erstellte Aufträge
Kontakte
Kundenkontakte verwalten
Katalog
Artikelübersicht
Rechnungen
Rechnungsübersicht
Offerten
Offertenverwaltung
Einstellungen & Synchronisation
Synchronisations-Status
Refresh‑Symbol rot: Es liegen Daten zur Synchronisation an. Das System wartet darauf, Änderungen mit dem Server abzugleichen. Stelle sicher, dass du eine stabile Internetverbindung hast.
Support‑Tools bei Sync‑Problemen
Falls die Synchronisation nicht funktioniert: „Lokale Daten löschen" (Option 1 oder 2 verwenden). Danach Pepperi neu starten. Die Daten werden anschliessend vom Server neu geladen.
Web‑Version speichern
Über „Home" (gelb hinterlegt) sichern. Dies ist besonders wichtig, wenn du in der Browser-Version arbeitest – so gehen keine Änderungen verloren.
4) Geplante/Ungeplante NAV‑Aufträge
Unterschied zwischen geplant und ungeplant
Ungeplante NAV‑Aufträge
Neue Aufträge ohne fixierten Termin. Diese müssen zeitnah gesichtet und mit einem Service-Termin versehen werden. Sie erscheinen in der Übersicht „Ungeplante NAV‑Aufträge" und warten auf deine Terminierung.
Geplante Aufträge
Aufträge mit bereits fixiertem Service‑Termin. Diese Aufträge sind bereits terminiert und erscheinen in deiner Tagesplanung. Du kannst sie nach Datum filtern und entsprechend abarbeiten.
Filter und Suche effektiv nutzen
01
Filter öffnen
Filterbereich ein-/ausklappbar. Nach Datum oder Fälligkeit filtern, um die relevanten Aufträge schnell zu finden.
02
Suchkriterien eingeben
Suche nach Debitor‑Nr., Debitor‑Name, Standort‑Name oder Standort‑Strasse. Die Suche reagiert in Echtzeit.
03
Ergebnisse anzeigen
Die gefilterten Aufträge werden sofort angezeigt. Du kannst zwischen Listen- und Kartenansicht wechseln.
Mehrfachaktionen für effizientes Arbeiten
Mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten: Löschen, Kartenansicht wechseln oder Fälliger‑Service‑Filter aktivieren (analog zur Standorte‑Kartenansicht). So sparst du Zeit bei wiederkehrenden Aktionen.
5) NAV‑Auftrag bearbeiten
Positionen & Mengen anpassen
Die Mengen in einem NAV-Auftrag können flexibel angepasst werden, je nachdem welche Arbeiten tatsächlich durchgeführt werden. Es ist wichtig, die Positionen korrekt zu pflegen, damit die Abrechnung stimmt.
Teilweise Umfüllung
Werden nicht alle Feuerlöscher umgefüllt → Menge der Position entsprechend anpassen.
Vollständige Umfüllung
Werden alle umgefüllt → betroffene Positionen über „Bearbeiten" löschen und Umfüllungsposition hinzufügen.
Weitere Artikel
„Weiter bestellen": Weitere Artikel zum Auftrag hinzufügen. Dies öffnet den Artikelkatalog.
Wichtig: Keine Bestandsübertragung – Einzelne Geräte werden nicht dem Standort hinzugefügt, beim buchen des Auftrages.
Artikel löschen – Zwei Varianten
Variante 1: Mehrfachauswahl
Positionen im Auftrag markieren
Löschen antippen
Fertig bestätigen
Diese Methode eignet sich, wenn mehrere Positionen gleichzeitig gelöscht werden sollen.
Variante 2: Einzellöschung
Direkt auf Artikel tippen
Detailfenster öffnet sich
Löschen wählen
Schnelle Methode für einzelne Positionen. Das Detailfenster zeigt zusätzliche Artikelinformationen.
Artikel hinzufügen („Weiter bestellen")
01
Suche starten
Suche nach Artikelbezeichnung. Optional Filter (inkl. Kurznummern) und Sortierung nutzen, um schneller zum gewünschten Artikel zu gelangen.
02
Menge erfassen
Gewünschte Menge für jeden Artikel eingeben. Die Menge kann später noch angepasst werden.
03
Artikel übernehmen
Ausgewählte Artikel übernehmen antippen. Die Artikel erscheinen nun in der Auftragsübersicht.
Ansichten: Medium / Zeilen / Raster – wähle die für dich angenehmste Darstellung über die „Ansicht‑Einstellungen".
5) NAV‑Auftrag – Unterer Bereich
Pflichtfelder und Service-Informationen
1
Service‑Termin
Pflicht spätestens bei Adresse pflegen. Ohne Service-Termin kann der Auftrag nicht abgeschlossen werden.
2
Service‑Text
Beschreibung der durchgeführten Arbeiten. Kurz und präzise formulieren: „Wartung durchgeführt", „Feuerlöscher geprüft und gefüllt", etc.
3
Art & Rhythmus
Art: Löscher/WLP/KSV auswählen. Service‑Rhythmus: Intervall (1-3 Jahre) anpassen möglich.
4
E‑Mail Auftragsbestätigung
E-Mail-Adresse für Auftragsbestätigung. Falls leer, erfolgt kein Versand. (keine Pflicht)
5
Ihre Referenz
Kundenreferenz oder Bestellnummer erfassen. Wichtig für die Zuordnung beim Kunden. (keine Pflicht, je nach Kundenwunsch auszufüllen)
6
Liefertermin
Normalerweise automatisch via Service‑Termin gesetzt. Kann bei Bedarf manuell angepasst werden. (keine Pflicht)
Weitere wichtige Funktionen
Kommentar für Büro
Wichtige Hinweise für das Backoffice erfassen. Z.B. Besonderheiten vor Ort, Kundenwünsche oder technische Auffälligkeiten. Alle Aufträge mit Kommentar für Büro werden händisch nachbearbeitet.
Unterschrift
Links unten. Immer Kundenunterschrift einholen. Falls niemand vor Ort, eigene Bemerkung erfassen.
Verschieben/Stilllegen
Auftrag auf späteren Zeitpunkt verschieben oder Serviceartikel stilllegen (z.B. bei Austausch oder Entsorgung).
Adresse pflegen (1/3)
Weiterführende Funktionen für Adressmutationen und Dokumentenverwaltung. Details im nächsten Abschnitt.
5) Adresse pflegen & Abschluss
Adresse pflegen (Serviceauftrag)
In diesem Bereich werden die finalen Details des Auftrags erfasst und geprüft. Alle wichtigen Informationen laufen hier zusammen.
Service‑Termin & Text
Spätestens hier erfassen. Ohne diese Angaben kann der Auftrag nicht abgeschlossen werden.
Mutation Auftraggeber/Standort
Ersetzt den bestehenden Wert vollständig. Vorsicht bei Änderungen – diese überschreiben die vorhandenen Daten komplett.
Dokumente
Zugriff auf relevante Dokumente wie die letzte Rechnung. Nützlich für Rückfragen oder Referenzen.
Unterschrift
Kundenunterschrift erfassen. Agenten‑Unterschrift nur bei Barauftrag relevant. 
Abschluss (3/3) – Auftrag fertigstellen
Lieferschein sofort versenden
Ja/Nein wählen. Bei Ja E‑Mail-Adresse angeben. Der Lieferschein wird unmittelbar nach Abschluss versendet.
Rechnungsart festlegen
Wähle zwischen Rechnung (Standard) oder Bar‑Auftrag (Direktzahlung vor Ort).
6) Standorte – Übersicht & Navigation
Alle Standorte im Überblick
Der Standorte-Bereich zeigt alle verfügbaren Kundenstandorte. Ohne bestehenden Auftrag kannst du hier einen neuen Auftrag direkt über den Standort erstellen. Dies ist besonders nützlich für ungeplante Serviceeinsätze oder Nachbestellungen.
Filter und Kalender
Filter und Kalender sind ein-/ausklappbar. Nutze die Filterfunktionen, um schnell die relevanten Standorte zu finden – z.B. nach Region, Fälligkeit oder Kundenname.
Flexible Ansichten
Wechsle zwischen verschiedenen Ansichten, um die für deine aktuelle Aufgabe beste Darstellung zu nutzen. Die Kartenansicht ist besonders praktisch für die Routenplanung.
Drei Ansichten für optimale Übersicht
Alle Kunden
Vollständige Liste aller Kundenstandorte. Ideal für die alphabetische Suche oder wenn du einen bestimmten Kunden suchst.
Kunden in meiner Nähe
Gefiltert nach Entfernung: 10–50 km / 50–100 km / 100+ km. Perfekt für die Tagesplanung und Routenoptimierung.
Kunden auf der Karte
Visuelle Darstellung mit farbcodierten Pins. Die Farben zeigen die Service-Fälligkeit an.
Farbcodierung der Map-Pins
Schwarz
Kein Service fällig.
Grün
Service in den nächsten drei Monaten fällig
Orange
Service im aktuellen Monat fällig
Rot
Service überfällig (letzter Monat oder älter)
Dunkel Rot
Service überfällig. (von letztem Jahr)
Türkis
Aufträge welche erst frühstens in 4 Monate fällig sind.
Diese visuelle Codierung hilft dir, Prioritäten zu setzen und überfällige Services schnell zu identifizieren.
7) Kunden & Kontakte verwalten
Kunden‑Dashboard – Zentrale Steuerung
Das Kunden-Dashboard ist deine zentrale Anlaufstelle für alle kundenbezogenen Aktionen. Von hier aus kannst du alle wichtigen Funktionen direkt aufrufen.
Kundendetails
Stammdaten, Adressen und allgemeine Informationen zum Kunden einsehen und bearbeiten.
Kontakte
Ansprechpartner verwalten, Rollen zuweisen und Kommunikationswege pflegen.
Serviceartikel hinzufügen
Neue Serviceartikel dem Standort zuordnen oder bestehende Mengen anpassen.
Bemerkung
Notizen und wichtige Hinweise zum Kunden erfassen, die für alle Servicetechniker:innen sichtbar sind.
Offerte erstellen
Direkt aus dem Dashboard eine neue Offerte für diesen Kunden anlegen.
Auftrag erstellen
Manuellen Auftrag für diesen Kunden erstellen – nützlich für ungeplante Arbeiten.
Neu erstellte Kunden kurze Verarbeitungszeit (normalerweise 30 Sekunden, maximal 2 Minuten). Warte kurz, bevor du danach einen Auftrag oder Offerte erstellt. (Synchronisieren ist notwendig.)
Kundeninformationen bearbeiten
Im Bearbeitungsmodus stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung:
Zurück: Verlässt den Bearbeitungsmodus ohne zu speichern
Bearbeiten: Aktiviert die Eingabefelder
Abbrechen: Verwirft alle Änderungen
Aktualisieren: Speichert die Änderungen
Wichtig: Änderungen gezielt sichern, bevor du den Bereich verlässt. Ungespeicherte Änderungen gehen verloren.
Kontakte – Kommunikation & Rollen
Personenbezogene Kommunikation
Direkte Kommunikation mit einer bestimmten Kontaktperson. Name, E-Mail und Telefonnummer werden gespeichert.
Nicht‑personenbezogene Kommunikation
Allgemeine Kontaktdaten ohne spezifische Ansprechperson. Verwendet wenn kein direkter Kontakt vorliegt.
Rollen richtig zuweisen
Administration
Häkchen bei RG‑Adr. Faktura und Stao. Führung setzen. Diese Kontakte erhalten alle administrativen Dokumente und Rechnungen.
Vor Ort (Hauswart etc.)
Häkchen bei Stao‑Kontakt setzen. Diese Kontakte sind für den operativen Betrieb vor Ort zuständig und erhalten Service-Informationen.
Verfügbare Aktionen
Neu: Neuen Kontakt anlegen. Bearbeiten: Bestehenden Kontakt ändern. Löschen: Kontakt entfernen. Suchen: In der Kontaktliste suchen.
Rechnungsformat: E‑Mail, Papier oder Beides wählen – je nach Kundenwunsch.
8) Serviceartikel & Bemerkungen
Serviceartikel verwalten
Serviceartikel sind die Geräte und Produkte, die regelmässig gewartet werden müssen. Du kannst bestehende Mengen anpassen oder komplett neue Artikel hinzufügen.
Bestehende Menge anpassen
Artikel in der Liste auswählen und Menge direkt ändern. Nützlich wenn Geräte hinzukommen oder entfernt werden.
Neuen Artikel hinzufügen
Artikel aus dem Katalog wählen, gewünschte Menge setzen und Erstellen antippen.
Replikation abwarten
Die Replikation kann ~2 Minuten dauern, bis die neuen Artikel im System erscheinen und für Aufträge verfügbar sind.
Geduld bei der Replikation: Das System muss die Änderungen mit Navision abgleichen. Dies geschieht automatisch im Hintergrund.
Bemerkung hinzufügen
Bemerkungen sind wichtig für die Dokumentation und Kommunikation. Sie werden im System gespeichert und sind für alle Beteiligten sichtbar.
01
Datum erfassen
Wähle das Datum, auf das sich die Bemerkung bezieht (Standard: heute).
02
Typ auswählen
Wähle zwischen Debitor, Standort oder Kontakt, je nachdem worauf sich die Bemerkung bezieht.
03
Optional Kontakt wählen
Falls die Bemerkung eine spezifische Person betrifft, wähle den entsprechenden Kontakt aus.
04
Bemerkung erfassen
Schreibe die Bemerkung klar und präzise. Sie sollte auch für andere verständlich sein.
Typische Bemerkungen: „Zugang nur über Hintereingang", „Anwesenheit Hauswart erforderlich", „Parkplatz direkt vor Gebäude", „Achtung: Hund im Gebäude".
9) Offerten erstellen & verwalten
Offerte erstellen – Schritt für Schritt
Offerten sind ein wichtiges Instrument für die Neukundengewinnung und für zusätzliche Services. Der Erstellungsprozess ist intuitiv und schnell.
1
Filter öffnen
Artikelkatalog mit Filteroptionen öffnen
2
Artikel suchen
Nach Bezeichnung oder Artikelnummer suchen
3
Menge definieren
Gewünschte Anzahl eingeben
4
Hinzufügen
Artikel zur Offerte hinzufügen
Offerten-Übersicht – Wichtige Einstellungen
Löscher-Positionen
Menge und Preis können direkt angepasst werden. Bei Sonderkonditionen den korrekten Preis manuell eingeben.
Referenz
Kontaktperson oder Bestellnummer erfassen. Dies hilft dem Kunden bei der Zuordnung der Offerte.
Offertgültigkeit
Gültigkeitsdatum setzen (Standard: 90 Tage). Nach Ablauf muss die Offerte erneuert werden.
E‑Mail für Offerte
Wichtig: E-Mail-Adresse eintragen, sonst kein Versand möglich. Ohne E-Mail bleibt die Offerte im System, wird aber nicht zugestellt.
Offerte annehmen
Wandelt die Offerte in einen manuellen Auftrag um. Dies sollte nur nach Kundenbestätigung erfolgen.
Weitere Aktionen
Offertdetails anzeigen, Offerte senden, Datenkontrolle durchführen.
Unterschied: Manuelle vs. NAV-Offerten
Offerten vom Backoffice erscheinen unter „Offene NAV‑Offerten". Manuelle Offerten (von dir erstellt) werden nicht ins Büro übertragen – sie bleiben lokal auf deinem Tablet gespeichert.
Für komplexe Offerten mit vielen Positionen oder Sonderkonditionen solltest du das Backoffice einbeziehen. Sie unterstützen dich bei der Kalkulation und Formulierung.
10) Rechnungen verwalten
Rechnungsübersicht & Zeitraum
Das Rechnungsmodul zeigt alle Rechnungen der letzten 10 Jahre an. Du hast vollständigen Zugriff auf alle Dokumente und kannst diese jederzeit abrufen, speichern oder weiterleiten.
Rechnung
Immer verfügbar. Das Hauptdokument mit allen Positionen und Beträgen.
Rapport
Immer verfügbar. Technischer Bericht über die durchgeführten Arbeiten.
Quittung
Nur bei Barauftrag verfügbar. Bei normalen Rechnungen erscheint ein Fehlerhinweis.
Auftragsbestätigung
Immer verfügbar. Technischer Bericht über die durchgeführten Arbeiten und Unterschrift.
Filter und Aktionen
Filter nutzen
Standard-Filter für schnelle Suche. Erweitert für detaillierte Filterkriterien wie Zeitraum, Kunde oder Rechnungsbetrag.
Suchen
Freitextsuche nach Rechnungsnummer, Kundenname oder Standort. Die Suche funktioniert über alle sichtbaren Felder.
Dokumente öffnen
Alte Rechnungen als PDF anzeigen, speichern oder direkt per E-Mail weiterleiten. Praktisch für Kundenanfragen.
Die Rechnungsverwaltung ermöglicht es dir, Kundenanfragen sofort zu beantworten und Dokumente bei Bedarf erneut zuzustellen. Alle Daten sind sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.
11) Häufige Fragen – Quick Reference
Neuer Standort → kein Auftrag möglich?
Kurz warten: Synchronisation mit Navision erfolgt automatisch. In der Regel 30 Sekunden, spätestens 2 Minuten. Danach ist der Standort verfügbar.
Kommentare fürs Büro nachlesen?
In der jeweiligen Rechnung unter „weitere Details" nachschauen. Dort sind alle Kommentare gespeichert.
Kartenansicht anpassen?
Nein, das Layout ist fixiert und kann nicht individuell angepasst werden. Die Standardansicht ist für die meisten Anwendungsfälle optimiert.
Dashboard zeigt nicht alles?
Rechnungen im Dashboard nur 3 Jahre sichtbar. Für alle Rechnungen: Startseite → Rechnungen wählen. Dort sind alle Rechnungen der letzten 10 Jahre verfügbar.
Wartungs‑Rhythmus ändern?
Im Auftrag 1–3 Jahre einstellbar. Andere Intervalle (z.B. 5 Jahre) via Kommentar ans Backoffice mitteilen.
Passanten (Schnellaufträge)?
Debitor 666'666‑066 verwenden (066 = dein Agenturcode). Bezahlung immer Bar. Für spontane Verkäufe ohne festen Kunden.
Offline‑Arbeiten möglich?
Nur eingeschränkt. Generell mit Internet arbeiten für beste Erfahrung. Bei „Keine Netzwerkverbindung" prüfen, ob „Offline arbeiten" aktiv ist und deaktivieren. Daten werden sonst nicht synchronisiert.
Aufträge im Ausland?
Möglich, bitte Vermerk im Tablet setzen (z. B. Deutschland, Frankreich, Österreich). Dies ist wichtig für die korrekte Abrechnung und Dokumentation. Land im Kommentar ans Büro erwähnen.