2) Suchen & Kriterien
Effiziente Suche im System
Die Suchfunktion in Pepperi unterstützt verschiedene Kriterien, um schnell die gewünschten Informationen zu finden. Je nach Bereich stehen unterschiedliche Suchfelder zur Verfügung.
Standorte durchsuchen
- Debitor/Standort‑ID
- Standort‑Name
- Strasse
- Stadt
- Debitor‑Name
- Debitor‑Stadt
Aufträge finden
- Auftrags‑Nr.
- Debitor/Standort‑ID
- Standort‑Name/Strasse
- Debitor‑Name
3) Startseite & Einstellungen
Start – Deine Arbeitsoberfläche
Die Startseite bietet dir einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Bereiche. Die Kacheln sind thematisch gruppiert und ermöglichen einen effizienten Workflow.
Geplante Aufträge
Aufträge mit fixiertem Service‑Termin
Ungeplante NAV‑Aufträge
Neu eingehende Aufträge ohne Termin
Standorte
Alle Kundenstandorte im Überblick
Abgeschlossene
NAV & Manuelle Aufträge
Ungeplante manuelle Aufträge
Selbst erstellte Aufträge
Kontakte
Kundenkontakte verwalten
Katalog
Artikelübersicht
Rechnungen
Rechnungsübersicht
Offerten
Offertenverwaltung
Einstellungen & Synchronisation
Synchronisations-Status
Refresh‑Symbol rot: Es liegen Daten zur Synchronisation an. Das System wartet darauf, Änderungen mit dem Server abzugleichen. Stelle sicher, dass du eine stabile Internetverbindung hast.
Web‑Version speichern
Über „Home" (gelb hinterlegt) sichern. Dies ist besonders wichtig, wenn du in der Browser-Version arbeitest – so gehen keine Änderungen verloren.
5) Adresse pflegen & Abschluss
Adresse pflegen (Serviceauftrag)
In diesem Bereich werden die finalen Details des Auftrags erfasst und geprüft. Alle wichtigen Informationen laufen hier zusammen.
Service‑Termin & Text
Spätestens hier erfassen. Ohne diese Angaben kann der Auftrag nicht abgeschlossen werden.
Mutation Auftraggeber/Standort
Ersetzt den bestehenden Wert vollständig. Vorsicht bei Änderungen – diese überschreiben die vorhandenen Daten komplett.
Dokumente
Zugriff auf relevante Dokumente wie die letzte Rechnung. Nützlich für Rückfragen oder Referenzen.
Unterschrift
Kundenunterschrift erfassen. Agenten‑Unterschrift nur bei Barauftrag relevant.
Abschluss (3/3) – Auftrag fertigstellen
Lieferschein sofort versenden
Ja/Nein wählen. Bei Ja E‑Mail-Adresse angeben. Der Lieferschein wird unmittelbar nach Abschluss versendet.
Rechnungsart festlegen
Wähle zwischen Rechnung (Standard) oder Bar‑Auftrag (Direktzahlung vor Ort).
7) Kunden & Kontakte verwalten
Kunden‑Dashboard – Zentrale Steuerung
Das Kunden-Dashboard ist deine zentrale Anlaufstelle für alle kundenbezogenen Aktionen. Von hier aus kannst du alle wichtigen Funktionen direkt aufrufen.
Kundendetails
Stammdaten, Adressen und allgemeine Informationen zum Kunden einsehen und bearbeiten.
Kontakte
Ansprechpartner verwalten, Rollen zuweisen und Kommunikationswege pflegen.
Serviceartikel hinzufügen
Neue Serviceartikel dem Standort zuordnen oder bestehende Mengen anpassen.
Bemerkung
Notizen und wichtige Hinweise zum Kunden erfassen, die für alle Servicetechniker:innen sichtbar sind.
Offerte erstellen
Direkt aus dem Dashboard eine neue Offerte für diesen Kunden anlegen.
Auftrag erstellen
Manuellen Auftrag für diesen Kunden erstellen – nützlich für ungeplante Arbeiten.
Kundeninformationen bearbeiten
Im Bearbeitungsmodus stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung:
- Zurück: Verlässt den Bearbeitungsmodus ohne zu speichern
- Bearbeiten: Aktiviert die Eingabefelder
- Abbrechen: Verwirft alle Änderungen
- Aktualisieren: Speichert die Änderungen
Wichtig: Änderungen gezielt sichern, bevor du den Bereich verlässt. Ungespeicherte Änderungen gehen verloren.
Kontakte – Kommunikation & Rollen
Personenbezogene Kommunikation
Direkte Kommunikation mit einer bestimmten Kontaktperson. Name, E-Mail und Telefonnummer werden gespeichert.
Nicht‑personenbezogene Kommunikation
Allgemeine Kontaktdaten ohne spezifische Ansprechperson. Verwendet wenn kein direkter Kontakt vorliegt.
Rollen richtig zuweisen
Administration
Häkchen bei RG‑Adr. Faktura und Stao. Führung setzen. Diese Kontakte erhalten alle administrativen Dokumente und Rechnungen.
Vor Ort (Hauswart etc.)
Häkchen bei Stao‑Kontakt setzen. Diese Kontakte sind für den operativen Betrieb vor Ort zuständig und erhalten Service-Informationen.
Verfügbare Aktionen
Neu: Neuen Kontakt anlegen. Bearbeiten: Bestehenden Kontakt ändern. Löschen: Kontakt entfernen. Suchen: In der Kontaktliste suchen.
Rechnungsformat: E‑Mail, Papier oder Beides wählen – je nach Kundenwunsch.
8) Serviceartikel & Bemerkungen
Serviceartikel verwalten
Serviceartikel sind die Geräte und Produkte, die regelmässig gewartet werden müssen. Du kannst bestehende Mengen anpassen oder komplett neue Artikel hinzufügen.
Bestehende Menge anpassen
Artikel in der Liste auswählen und Menge direkt ändern. Nützlich wenn Geräte hinzukommen oder entfernt werden.
Neuen Artikel hinzufügen
Artikel aus dem Katalog wählen, gewünschte Menge setzen und Erstellen antippen.
Replikation abwarten
Die Replikation kann ~2 Minuten dauern, bis die neuen Artikel im System erscheinen und für Aufträge verfügbar sind.
Bemerkung hinzufügen
Bemerkungen sind wichtig für die Dokumentation und Kommunikation. Sie werden im System gespeichert und sind für alle Beteiligten sichtbar.
Datum erfassen
Wähle das Datum, auf das sich die Bemerkung bezieht (Standard: heute).
Typ auswählen
Wähle zwischen Debitor, Standort oder Kontakt, je nachdem worauf sich die Bemerkung bezieht.
Optional Kontakt wählen
Falls die Bemerkung eine spezifische Person betrifft, wähle den entsprechenden Kontakt aus.
Bemerkung erfassen
Schreibe die Bemerkung klar und präzise. Sie sollte auch für andere verständlich sein.
Typische Bemerkungen: „Zugang nur über Hintereingang", „Anwesenheit Hauswart erforderlich", „Parkplatz direkt vor Gebäude", „Achtung: Hund im Gebäude".
11) Häufige Fragen – Quick Reference
Neuer Standort → kein Auftrag möglich?
Kurz warten: Synchronisation mit Navision erfolgt automatisch. In der Regel 30 Sekunden, spätestens 2 Minuten. Danach ist der Standort verfügbar.
Kommentare fürs Büro nachlesen?
In der jeweiligen Rechnung unter „weitere Details" nachschauen. Dort sind alle Kommentare gespeichert.
Kartenansicht anpassen?
Nein, das Layout ist fixiert und kann nicht individuell angepasst werden. Die Standardansicht ist für die meisten Anwendungsfälle optimiert.
Dashboard zeigt nicht alles?
Rechnungen im Dashboard nur 3 Jahre sichtbar. Für alle Rechnungen: Startseite → Rechnungen wählen. Dort sind alle Rechnungen der letzten 10 Jahre verfügbar.
Wartungs‑Rhythmus ändern?
Im Auftrag 1–3 Jahre einstellbar. Andere Intervalle (z.B. 5 Jahre) via Kommentar ans Backoffice mitteilen.
Passanten (Schnellaufträge)?
Debitor 666'666‑066 verwenden (066 = dein Agenturcode). Bezahlung immer Bar. Für spontane Verkäufe ohne festen Kunden.
Offline‑Arbeiten möglich?
Nur eingeschränkt. Generell mit Internet arbeiten für beste Erfahrung. Bei „Keine Netzwerkverbindung" prüfen, ob „Offline arbeiten" aktiv ist und deaktivieren. Daten werden sonst nicht synchronisiert.
Aufträge im Ausland?
Möglich, bitte Vermerk im Tablet setzen (z. B. Deutschland, Frankreich, Österreich). Dies ist wichtig für die korrekte Abrechnung und Dokumentation. Land im Kommentar ans Büro erwähnen.
Willkommen zur Pepperi Schulung!